Organisateur
Le Kiwanis Arles-Camargue organise, avec le soutien de
différents partenaires, "Le Marché de Noël " d’Arles du :
12 au 14 décembre 2014 à l’église
des frères prêcheurs, rue du Dr Fanton – 13200 ARLES
(L'organisation est confiée à un Comité de Pilotage).
ARTICLE 1
Dates et heures d'ouverture
Du vendredi 12 décembre
au dimanche 14 décembre 2014
Ouverture le vendredi de 14 h à 20 h,
Samedi de 10h à 23h
Fermeture le Dimanche de 10 h à 19 h
* Chaque exposant s'engage et doit respecter les plages
horaires obligatoires, étant admis que l'organisateur
se réserve la possibilité de les modifier en fonction d'impératifs nouveaux.
* Chaque exposant s'engage à être présent pendant
toute la durée du Marché de Noël. Aucun fractionnement n'est autorisé.
Aucun départ ne sera toléré avant les dates et heures de
fermeture, les contrevenants s'exposant alors à un refus lors d'une candidature
ultérieure.
ARTICLE 2
Conditions d'admission
* "Le Marché
de Noël" est ouvert aux professionnels
commerçants, artisans, régulièrement immatriculés et pouvant en justifier.
* Date limite
d’inscription: 30 novembre 2014
* La recevabilité de l’inscription est impérativement liée à
l'envoi du dossier complet comprenant :
* le bulletin d'inscription dûment renseigné, daté
et signé.
* un exemplaire du règlement daté, signé et paraphé
* la fiche produit renseignée, datée et signée.
* Statut: les documents de l’année en cours sont à joindre
pour:
-commerçant : n° RC ou RCS (joindre un K Bis du Registre du Commerce – carte
de commerçant non sédentaire ;
-artisan : attestation
d’inscription au registre des Métiers ;
-artiste libre : attestation
d’inscription à la Maison
des Artistes ;
-agriculteur : photocopie
certifiée conforme de la carte d’affiliation à la MSA ;
-Autres justificatifs nécessaires:
certificat URSSAF, formulaire INSEE, statuts…).
* Une attestation de police d'assurance responsabilité
civile professionnelle en cours de validité au moment du Marché de Noël, (R.C.
pour dommages causés à autrui à l'occasion de foires et également pour les
dommages matériels directs subis par les biens -stands, produits,…-consécutifs
à incendie, tempête, dégâts des eaux, vol).
ARTICLE 3
Sélection
* L'organisateur tient compte, pour effectuer sa sélection de
critères qualitatifs liés aux objectifs et à l'image du Marché de Noël.
Compte tenu du caractère festif et spécifique de la
manifestation, l'organisateur s’efforcera de sélectionner des articles liés à
la période de Noël.
* L’organisateur se réserve le droit de limiter le nombre
d’exposants par spécialité
Les dossiers d’inscription complets seront étudiés selon leur ordre d’arrivée.
* Le rejet d'une demande ne donne lieu à aucune indemnité
à quelque titre que ce soit.
ARTICLE 4
Droit d’inscription
* Le droit d'inscription est fixé par délibération du
Conseil d’administration, à savoir : 400 € pour la manifestation.
* 2 mètres X 3 mètres seront
accordés par exposant.
Un emplacement est mis gratuitement à disposition d'une
association caritative retenue après accord du comité de pilotage parmi les candidatures
reçues et qui n’ont pas encore bénéficié de cet avantage. Les produits doivent
être en rapport avec la fête de Noël.
ARTICLE 5
Paiement
* Pour les dossiers qui auront reçu un avis de principe
favorable, le versement d’un acompte
correspondant à la moitié du montant de l’inscription sera demandé
(200€)
Sans règlement dans les 10 jours après envoi, la
candidature sera annulée.
Le solde devra être effectué impérativement 10 jours
avant le début de la manifestation,
soit le 2 décembre 2014.
En cas d’acceptation, après le 30 novembre 2014, le paiement complet devra être effectué dès réception de
l’accord de candidature. Dans le cas contraire, la candidature sera annulée
automatiquement.
Les chèques, à l’ordre du Kiwanis Arles Camargue, seront
remis à l’encaissement dès réception, conformément à la réglementation.
* la remise d’une quittance validera définitivement la
candidature.
ARTICLE 6
Annulation
Pour l’exposant :
* En cas de dédit intervenant au-delà de 20 jours avant
le début de la manifestation :
- la somme déjà versée sera remboursée,
déduction faite de 20 %, conservés à titre de frais.
* En cas de dédit intervenant à moins de 20 jours avant
le début de la manifestation:
-aucun remboursement ne pourra être
effectué.
-en cas de force majeure ou
événement grave justifié, le règlement de l’emplacement sera remboursé, déduction faite de 20 %
conservés à titre de frais.
Sans justificatif valable, aucun remboursement ne pourra
être effectué.
* Si le Marché de Noël devait être annulé du fait de
l'organisateur, les fonds seraient intégralement remboursés sans intérêt.
* Le retard d’ouverture, une fermeture anticipée, ou tous
autres motifs ne pourront, en aucun cas, donner lieu à remboursement ou
dédommagement.
* Aucun remboursement ne pourra être réclamé à
l’organisateur après la prise de possession de l’emplacement.
ARTICLE 7
Produits présentés
* Les productions présentées sur les stands devront
être conformes aux descriptifs fournis avec le dossier d'inscription.
* Seuls les produits annoncés et sélectionnés
devront être mis à la vente.
* L'organisateur pourra prendre l'initiative de faire
retirer des étals les produits non sélectionnés.
Si malgré les remarques de l'organisateur les produits
non acceptés sont remis en vente, l’exposant sera exclu définitivement de la
manifestation pour les années à venir.
ARTICLE 8
Structures
L’organisateur mettra à disposition des exposants: un
emplacement ( 2m x 3m)
* Les emplacements sont attribués :
- par ordre d'inscription (cachet de
la poste faisant foi) et en fonction des
contraintes techniques.
* Des prises électriques seront installées à proximité de
certains stands et seront disponibles pour les exposants devant impérativement
en disposer. La consommation est comprise dans le droit d'inscription.
* L'exposant ne doit utiliser que des appareillages
conformes aux normes avec dispositifs de protection contre les surintensités.
L'utilisation
d'appareils de chauffage électrique est autorisée sous réserve du respect des
normes en vigueur pour l’utilisation de ce matériel.
* Les rallonges et multiprises sont à la charge de
l'exposant, ainsi que l'aménagement du stand.
Toute dégradation constatée sera imputée à l'exposant.
* Il est interdit à un exposant :
- de sous-louer ou d'échanger tout
ou partie de son emplacement.
- d’installer sa marchandise en dehors de son emplacement.
En cas de non-respect de ces consignes et après constat
par les organisateurs l’exposant sera exclu définitivement du Marché de Noël.
* Il pourra être disposé d’office et sans préavis de tout
emplacement dont le titulaire n’aurait pas pris possession le 12 décembre
2014 à 8 h, sans que l’exposant ne puisse demander aucun dédommagement.
* L'évacuation totale des emplacements devra être faite à
l’issue de la manifestation,
Le 14 décembre 2014 après 19 h et
terminée pour 20 h.
* Les
exposants devront veiller au respect du site (les déchets devront être mis dans
les containers et non laissés sur les stands). A défaut, le coût du
nettoyage sera facturé. Les exposants devront effectuer le tri sélectif.
ARTICLE 9
Plan de placement –Installation
* L'organisateur détermine l’emplacement de l’exposant.
* L'installation pourra s'effectuer seulement à partir du
Vendredi 12 décembre à 7 h jusqu'au
vendredi 12 décembre à 12 h.
ARTICLE 10
Obligations des exposants
* Tout exposant est tenu :
- de se conformer aux lois et
décrets en vigueur concernant le commerce et la réglementation particulière
pour les produits mis en vente, d'une part, en matière d'hygiène, de sécurité
et de salubrité (alcool, denrées périssables, matériels électriques, jouets …)
et d'autre part, en ce qui concerne l'affichage des prix qui est obligatoire.
* L'exposant est responsable des dommages éventuels causés
aux personnes, aux biens et aux marchandises d'autrui ainsi qu'aux structures
municipales et devra par conséquent
souscrire toute assurance le garantissant pour l'ensemble des risques (R.C.
incendie, vol,…….).
* L'exposant est responsable de son stand. Il devra
veiller, chaque soir et à ne pas laisser d'objet de valeur ou d'argent dans le
stand.
* Les animaux domestiques dont les exposants sont propriétaires
sont strictement interdits sur les stands.
ARTICLE 11
Publicité
* Toute publicité orale de quelque façon qu'elle soit
pratiquée (haut-parleurs, micro,…audio...) est formellement interdite de
la part de l'exposant.
L'infraction à cet article du règlement autorise
l'organisateur à faire procéder au démontage de l'appareil incriminé, le cas
échéant, aux frais de l'exposant.
* La publicité écrite s'effectuera uniquement à
l'intérieur du stand, excepté l'enseigne.
* Il est interdit d'exposer de la publicité pour le compte
de tiers non-exposants ou de sponsors privés, hormis ceux de la manifestation.
* La distribution de tracts, de journaux, de brochures ou
écrits de caractère immoral, politique ou religieux, ainsi que l'organisation
de loteries ou réclames, est strictement interdite.
* La distribution de documents et objets publicitaires
sans rapport avec l’activité présentée par le commerçant ou l’artisan est
interdite.
ARTICLE 12
Circulation
* Pendant la durée de la manifestation, la circulation et
le stationnement des véhicules, remorques
des exposants sont interdits sur le site, sauf pour le
réapprovisionnement qui devra être terminé pour l'ouverture du Marché de Noël.
ARTICLE 13
Obligations et droits de l'organisateur
* L'organisateur
:
-s'assure du bon déroulement de la
manifestation et prend toutes mesures utiles dans le respect du présent
règlement.
* L'organisateur
décline toute responsabilité concernant les risques divers qui ne relèvent pas
de son fait.
ARTICLE
14
Gardiennage
* Un gardiennage est assuré sur le site à partir du
vendredi 12 décembre à 22 h jusqu'au
matin 7h.
* Le gardiennage des stands n'est pas assuré durant les
horaires d’ouverture des stands.
* L'organisateur décline toute responsabilité relative aux
pertes, dommages ou vols qui pourraient être occasionnés en dehors des heures
de gardiennage.
La présence des exposants est donc requise au cours de
cette plage horaire (9 h – fermeture).
ARTICLE 15
Promotion –Animation
* L'organisateur propose des animations et assure la promotion du Marché de Noël.
ARTICLE
16
Règlement
* L'organisateur fait respecter le présent règlement et se
réserve le droit de faire quitter la manifestation à tout exposant ayant
enfreint ce dernier, sans aucun remboursement ou indemnité.
* La candidature à cette manifestation entraîne
l'acceptation de l'ensemble du présent règlement.
* Tout exposant n'ayant pas suivi la procédure générale
fixée par le présent règlement ne pourra en aucun cas s'installer le jour de la
manifestation.
Je soussigné(e)
M…………………………………….……………………………………………………………………
- certifie avoir pris connaissance du présent règlement
- m’engage
à respecter le présent règlement
-et assure en avoir reçu un
exemplaire à conserver par mes soins.
Fait à le
Signature –cachet
(Précédés de la mention manuscrite «Lu et approuvé»)
Document à retourner (paraphé sur toutes les pages)
accompagné du bulletin d’inscription.
